Sekretaret, pertej pushtetit te sekreteve

E Enjte, 23 Qershor 2005


Vendosin se kush duhet te flase me shefin dhe kush nuk duhet, lindin kontakte sekrete brenda kompanise dhe ndonjehere ndodh qe jane vete ato, qe e drejtojne punen. Jo vetem e-mail, telefonata e fotokopje: ato jane shpirti i vertete i zyres. Sigurisht dhe i shume fantazive, qe sjellin nje post me komd, se ai nje recepsioniste, edhe pse ne me te shumten e rasteve nuk kuptojne dhe nuk bejne asgje me shume ne detyren e re, qe kane perfituar nga shefi. Ka gjithnje nje marredhenia sekrete me nje sekretare

Shkruajne letra, filtrojne telefonatat, organizojne mbledhje... Por sekretaret dine te bejne mbi te gjitha nje gje: te heshtin. Jo rastesisht emri i tyre vjen nga "sekret". "Sekretarja i di te gjitha, por ben sikur nuk di asgje, eshte por nuk shfaqet dhe tutelon shefin nga kushdo tjeter: superiore, te nenshtruar, miq, nga gruaja dhe nga te dashurat", thote Mikaela Xhoia, autore e romanit "Sekretaret". Pra eshte misherimi i taktit. Si Vincenca Enea Gambogi, e cila kerkeses per te shpjeguar detyrat e saj ne sherbim te senatorit Xhulia Andreoti u pergjigj: "Asnje".

Sekretaria eshte ne fakt kryqezimi, nga ku kalojne informacionet top-sekret, te drejtuara nga shefi. Si dhe eshte personi me i afert me shefin: i nje kompanie, i nje partie apo i nje institucioni. Nje prove? Ne gati nje mije asistente angleze ne drejtorite e kompanise Euma (Europian management assistants) me shume se 30% ka akses ne llogarine bankare te shefit dhe gjysma e tyre njeh levizjet e tij. Ndoshta eshte pikerisht per thembren e sekretesise se ketij profesioni, qe nuk eshte e lehte te kuptosh se ne cfare konsiston. Dhe shpesh nenvleresohet dhe rendesia, duke e bashkangjitur me disa sherbime te vecanta: nese kerkoni ne Internet me "sekretare", ne pjesen me te madhe do t'iu shfaqen site seksi.

Diplome per diplomaci

Mbi te gjitha duhet hequr nje paragjykim: "Sekretarja nuk e kalon kohen duke shkruar letra, qe ia dikton shefi", thekson Xhesika Alesi, drejtoreshe e www.secretary.it, nje site i specializuar me me shume se 6 mije te regjistruara. "Sot menaxheret i shkruajne vete e-mailet e tyre, ose perdorin software per diktimin vokal; dhe shpesh sekretaret kryejne funksione menaxheriale dhe kane dhe nje emer te ri: asistente". Edhe pse pjesa me e madhe vazhdon te beje nje pune shume te rende, te padukshme dhe pa shume prespektiva per karriere. Ne cdo rast teknologjite e reja kane eleminuar disa detyra tradicionale. "Sot ka me pak dokumente me letra bakalli. Dhe kjo me eviton ta kaloj fundjaven duke rregulluar arkivin si dikur", thote Emiliana Xhordano, prej 32 vjetesh ne sekretarine e presidenteve dhe administruesve te deleguar te Mondadorit.

Por eshte dhe ana tjeter e medaljes: ne kohen e celulareve qe bejne gjithcka dhe te sekretarise telefonike (dhe te zvogelimit te shpenzimeve) vetem supermenaxheret kane asistente personale; kuadrot e mesem duhet ta ndajne. Ne vitin 1972, ne SHBA kishte nje sekretare per pese shefa. Ne vitin 1995, raporti ishte 1 me 8, tani eshte 1 me 12.

"Roli impenjativ eshte revolucionarizuar. Tani kerkohen me kompetenca: aftesia organizative, komunikimi dhe perpilimi te informacionit, aftesi ne zgjidhjen e problemeve, diplomaci dhe mbeshtetje administrative", shton Elena Stuki, e komitetit kombetar te Euma. Aq shume jane zgjeruar kerkesat, saqe me zhdukjen e shkollave te sekretarise, ne kete profesion mund te hysh me nje diplome ne: gjuhe te huaja, ekonomi apo drejtesi.

Hudher dhe bebi siter

Gjithsesi nuk mjaftojne vetem studimet. Per te kryer me se miri profesionin, ne te gjitha nivelet, nevojiten dhe disa dhunti karakteriale: rezervim dhe diplomaci, vetekontrollim dhe disponibilitet per te dhene pjese nga koha e tyre. Derisa te mberrijne, sic ka treguar Marinela Branbila, sekretaria historike e Silvio Berluskonit "te pakten deri ne 12 ore ne dite, nje fundjave ne dy ne zyre dhe 400 ore fluturim ne vit". Per kete arsye pagat mund te variojne shume, duke mberritur deri ne 4 mije euro ne muaj. "Ne pune eshte e domosdoshme gatishmeria per te zgjidhur nje problem", shton Laura Buffa, sekretare e drejtorit te "Corriere della Sera", Paolo Mieli. "Nga qytetari qe vjen ne redaksi per nje problem te tijin, deri tek pritja e mbretereshes Rania, qe do te vizitoje redaksine".

Eshte pikerisht ne cilesine e nje filtri mes shefit dhe pjeses tjeter te botes, qe sekretaria ka nje pushtet te madh: te vendose per ke dhe kur mund ta shohe. "Me shume se nje pushtet eshte nje detyre", thekson Buffa. "Cdo dite me duhet te coj rrotull shume persona, me miresjellje dhe kembengulje, te cilet mendojne se Corriere duhet te mbeshtese linjen e tyre politike apo te publikoje shfryrjet e tyre. Me kalimin e kohes mesova te njoh njerezit e bezdisshem: kur dikush thote qe drejtori i gazetes duhet ti beje keto gjera, eshte padyshim nje njeri i bezdisshem". Sesa sa eshte treguese gjuha e konfirmon Xhordano. "Nese dikush kerkon drejtorin, ne vend te inxhinier Mauricio Kostas (administrator i Mondadori) tregon se nuk e njeh, pavaresisht se mund te vetequhet miku i tij. Ne rast dyshimi, e ftoj bashkebiseduesin te dergoje nje email per te shpalosur ate qe ka per te thene, duke e siguruar, qe mesazhi do ti trasmetohet".

Por nese te papriturat hyjne ne te perditshmen, duhen perballur dhe emergjencat te verteta, apo ato qe parashtrohen si te tilla: sekretarja e presidentit te Fuji Film Itali u ngarkua te gjente (jashte stine) nje kile geshtenja dhe ti dergonte me poste ne Amsterdam, qe shefi te mund ti shijonte per pas darken e tij. "Kerkesat me te cuditshme vijne zakonisht nga aksionistet tane kineze kur vijne ne Itali", shton Kristiana Betarini, sekretare e Vincenco Novari, administrator i deleguar ne kompanine celulare H3G. "Shpesh kerkojne paisje te personalizuara te dhomes ne hotel: duan papajan hauaiane, ne te cilin ristelat te jene lart ne vend qe poshte dyshekut". Detyra qe vene para nje prove te veshtire nervat. "Pikerisht ketu qendron superioriteti i femrave ndaj meshkujve: ne jemi me te zonja per te menaxhuar kompleksivitetin", thote Alesi "dhe jemi te organizuara, te rregullta dhe precize". Ne fakt sekretaret meshkuj jane ne minorance.

Geisha te "intonuara"

Simbioza mes shefit dhe sekretares eshte e tille sa te transformoje ne alter egon e superiorit te saj. "Per kete", vere Gabriela Xhakoleto, asistente drejtimi tek Sharp, "kortezia eshte thelbesore. Mungese edukate dhe arrogance, por edhe shperqendrim bejne qe menaxheri te beje figure te keqe". Zakonisht, tregon Xhordano "sjellja e sekretares pasqyron ate te shefit te saj: nje menaxher i kulturuar dhe korrekt ka nje asistente te ngjashme me te. Dhe e kunderta. Ne eksperiencen time kam pare shume pak perjashtime nga ky rregull". Ne fakt, shpesh stili i nje sekretareje shkon pershtat me ate te kultures se kompanise qe perfaqeson, perfshi ketu dhe degjimin e muzikes ne zyre, duke pare faktin qe presupozon shprehjen e "qortueshme" te shijeve personale ne pune.

Yje te rrokut dhe fansa?

Sipas psikanalistit hollandez Manfred Kets de Vriers, edhe personaliteti i menaxherit ndikon ne menyren me te cilen do te bindet. Ndaj dhe eshte e rendesishme dhe kompaktibiliteti i karakterit: "Obsesivi ka nevoje per nje pinjolle si ai...perndryshe cfare dhembje! Agresivi do te zgjedhe nje asistente qe mund ta dominoje lehtesisht". Ne cdo rast, sic tregon dhe nje sondazh i te permuajshmes "Expansione", nje menaxher ne 4 preferon nje asistente me pamje te kendshme. "Para nje sekretareje te mahnitshme nuk duhet te jemi gjithnje te keqij", pohon Xhordano. "Ne nje kompani ne te cilen marredheniet me publikun jane te rendesishme, nje pamje e kendshme, eshte nje kerkese e nevojshme". Marredhenia mes shefit dhe asistentes prezanton edhe nje rrezik: ajo e te qenit me intime nga c'duhet. "Duke qendruar ne krah te njeri tjetrit 12 ore ne dite, rreziku eshte, por me pak se nje here. Pasi eshte zvogeluar distanca sociale mes shefit dhe asistentes, e cila eshte dhe vorbulla e terheqjes. Behet fjale per nje fenomen te ngjashem qe terheq fansat drejt yjeve te rrokut: ajo enderron nje burre te pasur e te famshem, ai dikush qe ta adhuroje. Por sot sekretaret kryejne detyren e menaxheres dhe distanca eshte me e vogel. Per kete arsye lindin me pak histori", thote Alesi.

Tele-sekretaret

Ndoshta, por kur shefi eshte i ri, ka dhe ndonje rrezik: per nje sondazh te American management association, 38% e drejtuesve nen moshen 35 vjec ka patur nje histori me nje vartese ndaj 22% te atyre mbi moshen 35 vjece. Nese per te frenuar aventurat hyjne hormonet, nje familje mbi shpatulla apo nje pamje pak terheqese, mbetet ende per tu kuptuar. Por kjo nuk perjashton faktin, qe ne imagjinaten kolektive, sekretarja vazhdon te joshe, qe nga filmat e deri tek publiciteti. Per te evituar marredhenie te ketilla te rrezikshme mund te jete perdorimi i "virtual asistent", nje profesioniste qe fale teknologjive te telepunes, pergjigjet ne telefon, menaxhon fakset dhe emailet e drejtorise, organizon trasferimet e shefit, mban kontabilitetin, arkivon dokumentet, duke qendruar ne nje karrike krejt tjeter. "Bejme gjithcka, pervec kafese", eshte slogani i eva24.it, shoqeri, qe me nje kosto prej 250 eurosh ne muaj, asiston 24 ore ne dite klientet e saj. Thua te kete ardhur fundi per ate cepin tradicional te zyres? Jo. Eshte e veshtire te ndash sekretet e kompanise me nje virtual asistent. Dhe shyqyr qe ndonjehere jeta ne zyre eshte nje ferr. Ne ate pike qe, sic thoshte sekretarja e sipermarrese Marisa Belisario, "Nje shefi mund ti kerkosh gjithnje nje takim. Nje sekretraje jo: eshte shume e zene me pune".

Korrieri.